Como gerenciar os forneceores e contratos do condomínio?

Como gerenciar os fornecedores e contratos do condomínio? 🎙️ MéritoCast 03

Neste trecho do Meritocast 03, Amanda nos explica como funciona o gerenciamento dos fornecedores e contratos de manutenção do condomínio. Além disso, destaca alguns dos principais cuidados e explica como avaliar a viabilidade do contrato.

Assista ao episódio completo em 👉 https://youtu.be/hAs__fGzRuc?si=ZQVwo93saOhlHI-h

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Transcrição adaptada do vídeo

Gerenciar fornecedores e contratos em um condomínio é um aspecto crítico que requer atenção especial, principalmente em situações emergenciais. Quando ocorre uma emergência, é comum que os responsáveis precisem agir rapidamente, decidindo, por exemplo, qual encanador chamar dentre os conhecidos para resolver o problema o mais rápido possível.

Este processo destaca a importância da manutenção corretiva e levanta questões sobre quem fornece as peças necessárias ou se é preferível indicar uma empresa específica para isso.

Manutenção Corretiva

No dia a dia, emergências podem não requerer aprovação unânime, permitindo uma resposta mais ágil. Entretanto, a escolha de como lidar com essas situações depende do contrato estabelecido com a empresa responsável. Um exemplo clássico envolve a manutenção de elevadores, onde os contratos podem incluir ou excluir peças, influenciando significativamente os custos.

Manutenções sem inclusão de peças são mais baratas, mas exigem que qualquer substituição necessária seja paga separadamente.

Gerenciamento de Contratos

Contratos que incluem peças proporcionam uma previsibilidade de custos, semelhante a um plano de saúde, onde você paga mensalmente mesmo sem utilizar, mas tem cobertura quando necessário. A decisão entre um contrato com ou sem peças geralmente é influenciada pelo conselho do condomínio, que tende a preferir a opção mais econômica até que um reparo se faça necessário.

Além de lidar com emergências, é crucial gerenciar proativamente os contratos existentes. Isso envolve revisar regularmente os acordos com todas as empresas que prestam serviços ao condomínio. Ao assumir um novo condomínio, é importante fazer um levantamento completo desses contratos, muitas vezes com a ajuda da administradora, para avaliar e possivelmente renegociar termos, preços e condições.

Este gerenciamento ativo também inclui buscar cotações de empresas concorrentes para garantir que os serviços contratados estejam alinhados com os preços de mercado. Em alguns casos, contratos antigos, automaticamente renovados sem atualizações ou aditivos, podem necessitar de revisão para refletir condições legais, tecnológicas e de mercado atuais.

Um aspecto fundamental da gestão de fornecedores e contratos é manter uma lista atualizada de prestadores de serviços confiáveis e avaliar regularmente esses fornecedores. Isso assegura que, em qualquer situação, o condomínio tenha parceiros competentes e prontos para atender às suas necessidades.

Relacionamento com Fornecedores

Construir um relacionamento próximo com esses fornecedores é benéfico, permitindo, por exemplo, negociar melhores preços ou condições de serviço em nome da parceria de longo prazo. Esse relacionamento pode ser particularmente valioso em casos recorrentes de manutenção ou reparos, facilitando a comunicação e a resolução de problemas de maneira eficiente.

Em resumo, a gestão eficaz de fornecedores e contratos em um condomínio envolve não apenas responder a emergências de maneira rápida e eficiente, mas também realizar um gerenciamento proativo, garantindo que os serviços contratados sejam de alta qualidade, custo-efetivos, e alinhados com as necessidades do condomínio. Este processo requer uma combinação de supervisão detalhada, negociação habilidosa e manutenção de relações sólidas com os fornecedores.

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